NAUJIENOS

LIFE projektų pradžios susitikimas Briuselyje

2017 m. gruodžio 20 d.

Spalio 18-19 d. Briuselyje vyko 2016 metų kvietimo LIFE projektų pradžios susitikimas (angl. Kick-off meeting), kurio metu buvo kalbama apie praktinį LIFE projektų įgyvendinimą. Šiame susitikime dalyvavo ir nevyriausybinės organizacijos „Lietuvos gamtos fondas“ (toliau – LGF), vienos aktyviausių Lietuvos LIFE projektų dalyvių, atstovai Dalia Bastytė ir Danas Augutis. Nors daugiametė patirtis LIFE programoje (LGF LIFE programoje dalyvauja nuo 2005 m.) leido sukaupti nemažą patirtį teikiant LIFE paraiškas ir įgyvendinant pačius projektus, tačiau kaip teigia D. Bastytė, tokie seminarai yra naudingi net ir ne pirmą projektą įgyvendinantiems. Nauji dalyviai tokiuose seminaruose išgirsta apie platesnį LIFE programos kontekstą ir kaip LIFE projektai prisideda prie Europos gamtos apsaugos,  sužino apie projektų įgyvendinimo taisykles, pagrindinius iššūkius ir galimybes, kaip vykdyti komunikacijos veiklas, rengti ataskaitas ir į ką svarbiausia atkreipti dėmesį. Tuo tarpu dalyviai, turintys LIFE projektų įgyvendinimo patirties, sužino apie naujos LIFE programos fazės reikalavimus,  gali susipažinti su kitų šalių LIFE programos dalyviais bei pasidalinti patirtimi

Susitikimo metu dalyviai buvo supažindinti su ataskaitų rašymu ir teikimu. Prieš pradedant rengti ataskaitas naudinga susipažinti su ataskaitų teikimo instrukcijomis bei projekto įgyvendinimo pradžioje suburti komandą įtraukiant ne mažiau kaip po vieną kiekvieno partnerio narį, atsakingą už projekto ataskaitas. Rašant ataskaitas svarbu nepraleisti nė vienos dalies, įvardinti pasiektus tikslus ir rezultatus bei prisegti visus reikalingus priedus. Ataskaitų šablonai pateikti europinėje svetainėje šiuo adresu: http://ec.europa.eu/environment/life/toolkit/pmtools/life2014_2020/tech_report.htm. Siekiant gauti vertingų patarimų, ataskaitą reiktų iš anksto nusiųsti monitoringo komandai.

Rengiant ataskaitą svarbus objektyvumas, informuotumas bei skaidrumas. Kartu su tarpine ataskaita turėtų būti pateikta informacija apie auditorių, smulkiai aprašytas projekto administravimas, pateiktas aprašymas, kuo projektas prisidėjo prie regioninių, nacionalinių ar Europos Sąjungos teisės aktų patobulinimo. Taip pat ataskaitoje turėtų būti aprašytos pagrindinės kliūtys ir kokių buvo imtasi veiksmų jas įveikti bei pateikta užpildyta rodiklių lentelė. Įsigytą žemę (kai tokios išlaidos tinkamos) reiktų įtraukti į LIFE projektų žemės pirkimo duombazę (angl. LIFE Land Purchase Database – LPD): http://lpd.eionet.europa.eu/lpd_web/pages/login/desk_officer.xhtml

Techninė ir finansinė ataskaita turi būti parengta anglų kalba, tuo tarpu techninės ataskaitos priedai ir papildomi dokumentai gali būti pateikti lietuvių kalba. Techninė ataskaita yra teikiama elektroniniu formatu, o finansinę ataskaitą turi sudaryti šios dalys: Mc Excel failas, pasirašyta originali ataskaita ir jos skenuota pdf kopija. Ataskaitos priedai turi būti pateikti elektroniniu formatu kartu su aktualiomis atspausdintomis publikacijomis. Pati ataskaita su priedais teikiama 2 egzemplioriais: vienas – EASME, kitas – monitoringo komandai. Teikiant ataskaitas svarbiausia jas pradėti ruošti laiku bei atsakyti į visus EASME užduotus klausimus. Be to, pačią ataskaitą parengti sklandžia anglų kalba bei pateikti ne rečiau kaip kas 18 mėnesių. Be to, turint klausimų reiktų kreiptis į paskirtą monitoringo ekspertą.

LIFE projektų pradžios susitikimo metu buvo pateikta nemažai patarimų kaip valdyti projekto biudžetą. Buvo atkreiptas dėmesys, kad visi naudos gavėjai turi finansiškai prisidėti prie projekto. Tuo tarpu jei projekto metu bus gautas grynasis pelnas, juo atitinkamai bus sumažintas ES finansavimas. Projekto auditą atlieka EASME arba bet kuri kita įgaliota išorės institucija, kuriai turėtų būti suteikta prieiga prie projekto elektroninių dokumentų. Be to, EASME gali sumažinti dotaciją, jei projekto pažanga yra lėta, ar nepakankama. Originalūs dokumentai turi būti saugomi ne mažiau kaip 5 metus nuo galutinio mokėjimo datos.

LIFE projektuose tinkamos išlaidos: išlaidos patirtos naudos gavėjo projekto laikotarpiu, numatytos projekto biudžete ar patvirtintos EASME. Tai – išlaidos, pagrįstos apskaitos dokumentais. Tuo tarpu netinkamos išlaidos: dividendai, valiutų keitimo nuostoliai, ilgalaikio vartojimo prekės ar komunikacijos medžiaga be LIFE logotipo, išlaidos, kurias jau finansavo ES.

Viešinant informaciją apie projektą būtina naudoti LIFE logotipą. Projekto pradžioje naudinga susikurti komunikacijos strategiją ir nusimatyti viešinimo priemones. Nuo projekto pradžios būtina pildyti laiko apskaitos žiniaraščius, finansinę ataskaitą ir fiksuoti nukrypimus nuo suplanuoto projekto biudžeto. Pagrindinis naudos gavėjas privalo saugoti visus su projektu susijusius dokumentus (projekto auditas gali vykti jo patalpose): projekto sutartis, pasirašyti laiko apskaitos žiniaraščiai, kelionės išlaidas pagrindžiantys dokumentai. Visuose dokumentuose turi būti nurodytas projekto numeris, o ant sąskaitų faktūrų ­ projekto numeris ir projekto apskaitos kodas.